Şirket adına araç kiralamak, ticarî amaçla araç kullanmak isteyen işletmeler için yaygın bir uygulama. Bu uygulama, operasyonel maliyetleri yönetmek ve vergi avantajlarından yararlanmak için oldukça önemli. Kişisel araç kiralama işlemlerinden farklı olarak şirketlere özel bazı gereklilikler ve prosedürler bulunuyor. Yasal ve mali süreçlerin düzgün bir şekilde yürümesi için evrakların eksiksiz sunulması gerekiyor. İşte şirket adına araç kiralamak için sahip olmanız gereken belgeler:
- Vergi levhası: Şirketin güncel vergi statüsünü gösteren fotokopi
- İmza sirküleri: Şirket adına imza atmaya yetkili olan kişileri ve yetki sınırlarını gösteren noter onaylı belge
- Faaliyet belgesi: Şirketin kayıtlı olduğu ticaret odasından alınan güncel belge
- Ticaret sicil gazetesi: Şirketin kuruluşunun ve ortaklık yapısının ilan edildiği gazete nüshası
- Sürücü bilgileri: Aracı kullanacak personelin iletişim bilgileri, ehliyet ve kimlik fotokopisi
Not: Şirketiniz adına araç kiralama yapacaksanız, ibraz etmeniz gereken evrakların son 6 ay içinde alınmış olması gerekiyor. Belgelerin güncel olduğundan emin olmanızı öneririz.
Ödeme ve fatura süreci ile ilgili önemli detaylar
Şirket adına araç kiralarken ödeme aşamasında yaşanabilecek aksaklıkların önüne geçmek için dikkat etmeniz gereken iki nokta bulunuyor:
- Kredi kartı kullanımı: Araç kiralama şirketinde yapılacak ödemelerde ve depozito (provizyon) işlemlerinde, şirket yetkilisinin şahsi kartı ya da şirketin kurumsal kredi kartı kullanılmalı. Kartın üzerinde kiralayan kişinin ya da şirketin adı bulunması gerekir.
- Fatura kesimi: Araç kiralama işlemi sonunda faturanın gider olarak gösterilebilmesi için vergi numarası, vergi dairesi ve unvan bilgilerinin sözleşme sırasında doğrulanması gerekir. E-fatura mükellefiyseniz fatura dijital olarak iletilir.
Neden şirket adına araç kiralama yapılmalı?
Şirketiniz adına araç kiralama yaparsanız kira bedelini aylık gider olarak gösterebilirsiniz. Böylece KDV indiriminden faydalanabilirsiniz. Ayrıca MTV, kasko, trafik sigortası ve bakım-onarım gibi ek maliyetlerle uğraşmak zorunda kalmazsınız.
Not: Araç kiralama ofisine gitmeden önce imza sirkülerinde adı geçen yetkilinin süresinin dolup dolmadığını kontrol etmeyi unutmayın. Süresi dolan belgeler Kiralık Araç Bildirim Sistemi (KABİS) girişinde yasal engel oluşturabilir.
